Dabei werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers aufgelistet und mit der vereinbarten Arbeitszeit verglichen. Überstunden und Minusstunden lassen sich so optimal verwalten und ausgleichen.
Gerade im Hinblick auf moderne Arbeitszeitmodelle – wie Elternzeit oder Sabbatical – können Arbeitszeitkonten deshalb eine sinnvolle Sache sein – sowohl für Arbeitnehmer als auf für Arbeitgeber.
In diesem Artikel klären wir, welche verschiedenen Arten von Arbeitszeitkonten es gibt, wie sie am besten geführt werden und welche Vor- und Nachteile Arbeitszeitkonten haben.
Wann ergeben Arbeitszeitkonten Sinn?
Arbeitszeitkonten sind mittlerweile Standard: Jeder zweite Angestellte in Deutschland verfügt über ein Arbeitszeitkonto. Vor allem bei der Arbeit im Homeoffice, bei der Schicht- oder Zeitarbeit, aber auch bei Gleitzeit und in der Rufbereitschaft ergeben Arbeitszeitkonten Sinn.
Denn der Arbeitgeber kann so die Arbeitszeit der Mitarbeiter optimal verwalten und flexibel auf Auftragsschwankungen reagieren: Gibt es zu einem bestimmten Zeitraum mehr Aufträge, also mehr Arbeit für den Mitarbeiter, kann dieser Überstunden ansammeln und sie bei einer Auftragsflaute wieder ausgleichen.
Wie werden Arbeitszeitkonten am besten geführt?
Bei einem Arbeitszeitkonto spielt die Laufzeit des Kontos eine tragende Rolle: So wird beim Jahresarbeitszeitkonto die Arbeitszeit auf ein Kalenderjahr beschränkt. Der Arbeitnehmer muss in diesem Zeitraum darauf achten, dass er sein Konto zum Ende des Jahres hin ausgeglichen und die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit weder unter- noch überschritten hat.
Gerade Firmen, die ihren Mitarbeitern moderne Arbeitszeitmodelle bieten möchten, erweitern den Zeitraum des Kontos oft auf mehrere Jahre: So hat der Mitarbeiter beim Langzeitkonto etwa die Möglichkeit, Arbeitszeit auf ein Sabbatical anzusparen.
Excel versus Digital
Bei der konkreten Erfassung der Arbeitszeit werden entweder Exceltabellen oder digitale Tools zum führen eines elektronischen Arbeitszeitkontos verwendet. Der Vorteil dieser Software-Lösungen ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von überall aus Einblick auf den momentanen Kontostand haben. Außerdem wird keine Arbeitskraft für die Eintragung der Arbeitsstunden gebunden, weil die Erfassung voll automatisch abläuft.
Aufbau eines Arbeitszeitkontos
Ob nun Excel oder digital, der Aufbau der Arbeitszeitkonten ist immer gleich. Erfasst werden dabei folgende Daten:
- Sollstunden des Mitarbeiters
- geplante Arbeitsstunden
- tatsächlich geleistete Arbeitsstunden
- die Differenz aus den Sollstunden und der tatsächlichen Arbeitszeit
- der Saldo im Plusbereich (Überstunden) oder Minusbereich (Defizitstunden)
Was spricht für und was gegen ein Arbeitszeitkonto?
Arbeitszeitkonten bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern einen guten Überblick über die Arbeitszeit des Mitarbeiters und somit maximale Transparenz. Sie können allerdings auch Nachteile bringen.
Im Folgenden stellen wir die Vor- und Nachteile von Arbeitszeitkonten gegenüber.
Vorteile
- Sicherer Arbeitsplatz:
Arbeitszeitkonten sind für viele Betriebe eine Möglichkeit, die Beschäftigung ihrer Mitarbeiter langfristig zu sichern: Fällt im Unternehmen gerade viel Arbeit an und ist die Auftragslage gut, arbeiten die Mitarbeiter mehr. Bei einer schlechten Umsatzlage können die Angestellten ihre Überstunden dann wieder „abfeiern“. So muss das Unternehmen bei einem wirtschaftlichen Durchhänger keine Kündigungen aussprechen.
- Bessere Work-Life-Balance:
Je nach Kontomodell sind Arbeitszeitkonten ein willkommenes Incentive für Mitarbeiter. Die geleistete Mehrarbeit wird vergütet oder kann – beispielsweise für einen längeren Urlaub – angespart werden. Arbeitszeitkonten tragen so zu mehr Motivation und Produktivität am Arbeitsplatz bei.
Nachteile
- Arbeitsbelastung für den Arbeitnehmer:
Ein Arbeitszeitkonto bedeutet immer, dass der Mitarbeiter verpflichtet ist, Überstunden zu leisten. Geschieht dies über einen längeren Zeitraum, besteht die Gefahr von Überlastung und damit einhergehenden gesundheitlichen Problemen.
- Hoher Aufwand für den Arbeitgeber:
Führt der Arbeitgeber ein Arbeitszeitkonto ein, ist er dazu verpflichtet, dieses lückenlos zu führen und alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Dies bedeutet oft – gerade bei der Erstellung mit Excel-Tabellen – einen hohen bürokratischen Aufwand.
- Interessenkonflikte:
Gelegentlich können Arbeitszeitkonten zu Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen, weil der Mitarbeiter die Überstunden zu anderen Zeiten auf- und abbauen möchte, als der Chef dies für sinnvoll hält. Vermeiden lassen sich diese Konflikte, wenn von Anfang die Bedingungen und Regeln für das Konto klar kommuniziert und festgelegt werden.